Wissenssicherung: Wissensmanagement in Unternehmen

Wissenssicherung ist eine mit dem Wissensmanagement im Unternehmen eng verknüpfte Maßnahme. Wie du noch sehen wirst, bildet der Prozess des Wissensmanagements die Grundlage für die Wissenssicherung. Dieser Prozess legt fest, wie Wissen in einem Unternehmen oder einer Organisation erfasst, gespeichert und verarbeitet wird. Damit in diesem Prozess nichts verloren geht, übernimmt die Sicherung die Wissensbewahrung und Wissensweitergabe von bestehendem Wissen. Die Wissenssicherung zielt vor allem darauf ab, Wissen zu erhalten, wenn Mitarbeitende in den Ruhestand gehen oder das Unternehmen verlassen.

Für die Wissenssicherung im Unternehmen stehen verschiedene Möglichkeiten und Tools zur Verfügung. Ein wesentlicher Bestandteil sollte die Dokumentation von Informationen, Erfahrungswissen und Best-Practice-Beispielen (also bewährte Verfahren, Methoden oder Anwendungen) in einer zentralen Wissensbasis sein. Dies kann in Form von Handbüchern, Wikis oder internen Datenbanken erfolgen.

Alles gesichert? Mit zum Beispiel der IHK-Checkliste der IHK Berlin behältst du alle relevanten Wissensbereich im Blick! Speziell auf die Anforderungen von Unternehmerinnen und Unternehmern zugeschnitten und erprobt, ist die IHK-Checkliste zur Wissenssicherung ein kostenloses Online-Tool. Sie unterstützt dabei, wertvolles Wissen zu bewahren und im Unternehmen zu verankern. Der Prozess der Wissenssicherung erfolgt in nur fünf einfachen Schritten, wobei digitale Vorlagen die Dokumentation erleichtern.

Neben der reinen Dokumentation zur Sicherung sollte ein solches Wissensmanagement Konzept zudem Maßnahmen zur regelmäßigen Wissensvermittlung bzw. zum aktiven Wissensaustausch zwischen allen Mitarbeitenden beinhalten. Hierfür empfehlen sich regelmäßige Schulungen oder Wissensmanagement Tools wie z.B. Mentoring-Programme, bei denen erfahrene Mitarbeitende ihr Wissen an jüngere oder neue Kollegen weitergeben.

Außerdem sollte das Wissensmanagement im Unternehmen klären, wie sich das Fach- und Erfahrungswissen der ausscheidenden Mitarbeitenden sichern lässt. Eine Möglichkeit für diesen Wissenstransfer im Unternehmen bieten Exit-Interviews, um deren Wissen zu erfassen und für das Wissensmanagement aufzubereiten.

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Neben der bereits genannten Wissenssicherung umfasst das Unternehmen Wissensmanagement noch weitere Aspekte. Kernaufgabe beim Aufbau Wissensmanagement oder wenn du für dein Unternehmen aktiv Wissensmanagement einführen willst, ist es, Lösungen zu finden und eine Wissensmanagementstrategie zu entwickeln, um Fach- und Erfahrungswissen bestmöglich zu organisieren, zu erfassen und für alle Beteiligten nutzbar zu machen.

Verschiedene Wissensmanagement Modelle untersuchen und erklären, wie Unternehmen einerseits ihr vorhandenes Wissen effektiv verwalten können und andererseits aus diesen Informationen Trends und Erkenntnisse ableiten können. Ein bekanntes Modell in diesem Forschungsgebiet ist das Modell Wissensmanagement Probst.

Das Probst Wissensmanagement Modell des gleichnamigen Ökonomen und seiner Kollegen Raub und Romhardt beschreibt eine Methode des Wissensmanagements, die Bausteine des Wissensmanagement definiert. Dabei werden Ziele und operative Methoden des Wissensmanagements formuliert und in einem Wissenskreislauf miteinander verknüpft (Quelle: Wissensentwicklung).

Weitere bekannte Wissensmanagementsysteme sind das SECI-Modell und das DIKW-Modell für ein datengetriebenes Wissensmanagement. Das SECI-Modell zerlegt den Prozess des Wissensmanagements in einzelne Phasen und betrachtet Wissensmanagement als einen dynamischen Austausch zwischen Wissensbeschaffung und Wissensweitergabe (Quelle: Wikipedia).

Das DIKW-Modell hingegen sieht Wissensmanagement im Unternehmen in Form einer Pyramide, die auf einer Datenbasis aufbaut und an deren Spitze das benötigte Wissen steht (Quelle: Wikipedia). Übertragen auf Unternehmen heißt das: Wie können Unternehmen aus ihren Daten relevante Informationen und damit nachhaltiges Wissen gewinnen? Was dir die Daten sonst noch verraten können, lernst du zum Beispiel in unserem Zertifikatslehrgang Data Analyst (IHK).

In der Praxis ist der Prozess Wissensmanagement eine Abfolge verschiedener Schritte. Zunächst solltest du, wenn dein Unternehmen ein Wissensmanagement einführen will, das in deinem Unternehmen vorhandene Wissen identifizieren und anschließend in Datenbanken oder anderen Wissensmanagement Tools hinterlegen (ähnlich wie bei der Dokumentation für die Wissenssicherung).

Nach diesen Vorarbeiten unterstützt das Wissensmanagement die Mitarbeitenden im Unternehmen bei der Anwendung dieses Wissens in Projekten und bei der täglichen Arbeit. Ein entscheidender Schritt ist dabei der Wissenstransfer im Unternehmen.

Für den Wissenstransfer kann das betriebliche Wissensmanagement auf verschiedene Maßnahmen zurückgreifen. Aktive Maßnahmen fördern den direkten Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitenden. Dazu zählen Maßnahmen wie die Zusammenarbeit in altersgemischten Teams.

So können sich jüngere und ältere Mitarbeitende gegenseitig unterstützen und voneinander lernen, beispielsweise beim Einsatz neuer Technologien wie KI oder Cloud oder durch regelmäßige Workshops zur Wissensmanagement Weiterbildung. Passive Maßnahmen speichern Wissen und machen es über Medien wie interne Wikis, Datenbanken oder Wissensmanagement Tools für alle Mitarbeitenden nutzbar und zugänglich.