Schritt für Schritt zum Ziel. Projekte effizient und flexibel zum erfolgreichen Abschluss zu bringen, ist für Unternehmen im Zeitalter der Digitalisierung unerlässlich. Ein dynamischer Wettbewerb verzeiht kaum noch Fehler und starre Projekte gehören zunehmend der Vergangenheit an.
Agiles Projektmanagement setzt hier an und ermöglicht es Projektverantwortlichen, feste Abläufe durch eine flexible Arbeitsweise zu ersetzen. Wenn du bereit bist, selbst agile Projektmethoden in deinem Unternehmen anzuwenden, dann lass uns gemeinsam einen Blick auf agiles Projektmanagement im Berufsalltag werfen.
Agiles Projektmanagement Grundlagen und Definition
Agiles Projektmanagement Grundlagen und Definition
Agiles Projektmanagement ist eine Form des Projektmanagements, die nicht nur das einzelne Projekt betrifft, sondern auch die am Projekt beteiligten Personen und deren Organisationen berücksichtigt. Agiles Projektmanagement setzt sich zum Ziel, flexibel und zeitnah auf neue Anforderungen und unvorhergesehene Ereignisse während der Projektdurchführung reagieren zu können.
Der Unterschied klassisches und agiles Projektmanagement spiegelt ebenfalls die Besonderheiten dieses Ansatzes wider. Ein agiler Projektplan unterteilt ein Projekt in kurze Zyklen (ein solcher Zyklus wird auch als agiler Projektmanagement Sprint bezeichnet ). Diese Sprints bzw. Zyklen sind teamübergreifend und in kurzen Zeitspannen abzuarbeiten. Ein agiler Projektplan konzentriert sich vorrangig auf diese Abschnitte und nicht auf das gesamte Projekt.
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Klassische Projektmanagement Methoden hingegen stellen den gesamten Prozess in den Mittelpunkt und legen bereits bei der Projektplanung in festen Strukturen nieder, wann welcher Abschnitt von welchen Mitarbeitenden zu erledigen ist. Trotz dieser Unterschiede ist eine agile Projektführung keine wilde, unstrukturierte Angelegenheit. Agiles Projektmanagement durchläuft verschiedene Phasen. Diese Phasen sind nicht klar voneinander abgegrenzt. Sie greifen vielmehr ineinander und können sich je nach Projekterfordernissen wiederholen.
Agiles Projektmanagement – Phasen
Zu Beginn eines agilen Projekts einigen sich agile Projektteams auf die Art und Weise der Zusammenarbeit. Eine Besonderheit von Agilität im Projektmanagement ist die Einbeziehung der Kunden oder Auftraggeber. Sie sind von Anfang an Teil der Projektarbeit, können jederzeit mitsprechen und müssen nicht erst auf die Vorlage des finalen Ergebnisses warten.
Wer genau beim Projekt mitreden und mitarbeiten soll, legen agile Projektteams in der Planungsphase fest. Auf die agile Projektplanung folgt eine Konzeptionsphase, in der die agile Projektorganisation Kennzahlen und Merkmale für einen erfolgreichen Projektabschluss definiert. Anhand dieser Zahlen und Merkmale wird ein Zeitplan mit allen relevanten Meilensteinen erstellt.
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In der Durchführungsphase arbeiten die Teammitglieder an diesen Meilensteinen. Agile Projektmanagement Methoden betonen zwar die Bedeutung dieser Meilensteine, aber es liegt in der Verantwortung der Mitarbeitenden zu entscheiden, wie sie diese Meilensteine erreichen wollen. Agiles Projektmanagement ermutigt sie außerdem, verschiedene Wege und Alternativen auszuprobieren.
Die vierte Phase läuft parallel zur Durchführungsphase. Sobald ein Meilenstein erreicht ist, wird dieses Zwischenergebnis getestet und auf Feedback der Kunden und anderen Mitarbeitenden reagiert, um festzustellen, ob möglicherweise Änderungen oder Korrekturen am Projektverlauf nötig sind.
Aufgrund dieser flexiblen Struktur erfordert agiles Projektcontrolling eine permanente Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Nähert sich ein Projekt dem Abschluss, wird ein letztes Mal überprüft, ob sich die Anforderungen an das Projekt seit der Planung geändert haben und ob alle Meilensteine tatsächlich eingehalten wurden. Das hier beschriebene Vorgehen ist zudem Bestandteil des sogenannten magischen Dreiecks des agilen Projektmanagements.
Magisches Dreieck Agiles Projektmanagement
Das magische Dreieck ist ein Projektmanagement-Modell. Es zeigt die Beziehung zwischen den drei wichtigsten Komponenten des Projektmanagements: Kosten/Aufwand, Umfang/Qualität und Zeit. Das Modell soll verdeutlichen, dass für ein erfolgreiches Projekt alle drei Komponenten in Einklang stehen sollten.
Es soll veranschaulichen, wie sich die einzelnen Komponenten auf den Projektverlauf auswirken. Fehlen bei einer Komponente Ressourcen (z.B. ein ausreichendes Budget), so muss die entsprechende Komponente reduziert werden. Grafisch dargestellt wäre dies kein Dreieck mehr. Umgekehrt bedeutet dies, dass bei einer Vergrößerung des Projektumfangs mehr Zeit und Budget benötigt werden.
Agiles Projektmanagement kehrt dieses Modell in ein agiles Dreieck um. Während im magischen Dreieck des klassischen Projektmanagements nur der Projektumfang eine feste Größe ist, sind im agilen Projektmanagement Aufwand und Kosten feste Größen. Der Umfang hingegen ist variabel. Damit soll veranschaulicht werden, dass agile Projektmanagement Methoden stets versuchen, einen flexiblen Ansatz zur Bewältigung eines Projektauftrags zu finden.
Das Magische Dreieck im agilen Projektmanagement
Agile Projektmanagement Methoden
Aufgrund der flexiblen Arbeitsmöglichkeiten erfreut sich agiles Projektmanagement immer größerer Beliebtheit. Eine bekannte Methode ist agiles Arbeiten mit Scrum, die wir dir hier vorstellen wollen. Eine Übersicht mit weiteren Methoden für agiles PM findest du in unserem Blogbeitrag Projektmanagement Methoden.
Die Methode Scrum für agiles Arbeiten ist auf komplexe Projekte ausgerichtet, die in möglichst kurzer Zeit durchgeführt werden sollen. Die Entwicklung von Software ist ein typisches agiles Projektmanagement Beispiel. Anforderungen an die Software können sich schnell ändern und häufig ergeben sich noch weitere technische Herausforderungen, die zu Projektbeginn nicht absehbar waren.
Agile Softwareentwicklung berücksichtigt dies und gibt den Projektverantwortlichen ein flexibles Framework an die Hand, um zügig auf Veränderungen reagieren zu können. Falls du dich für agiles Projektmanagement mit Scrum interessierst, dann schau doch mal vorbei in unserem Zertifikatslehrgang Agiler Projektmanager (IHK).
Vor- und Nachteile Agiles Projektmanagement
Wie du siehst, fördert agiles Projektmanagement ein hohes Maß an Flexibilität bei der Projektdurchführung. Bei größeren Teams wird es jedoch schwierig, diese Flexibilität aufrechtzuerhalten. Außerdem ist agiles Projektmanagement auf eine kontinuierliche Kommunikation mit dem Auftraggeber oder Kunden des Projekts angewiesen. Kommunikationsprobleme können sich sehr schnell auf die Qualität des Projektergebnisses auswirken.
Vorteile agiles Projektmanagement: Weitere Vorteile liegen in der großen Freiheit, die Projektmanager ihren Teams überlassen. Junge Unternehmen, die noch nicht so viel Erfahrung im Projektmanagement haben, sollten bei ihren ersten Projekten jedoch eher auf klassische (mit festen Strukturen und Abläufen) als auf agile Projektmanagement Methoden zurückgreifen. Die Wahl der richtigen Methoden, also agile Methodik oder klassische, ist eine der wichtigsten Projektmanager Aufgaben.
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FAQs – Agiles Projektmanagement
Was ist ein agiles Projektmanagement?
Der Begriff agiles Projektmanagement bezeichnet einen Ansatz im Projektmanagement. Agilität im Projektmanagement ermöglicht es den Verantwortlichen, Projekte in kurzen Etappen und mit kleinen Zielen durchzuführen. Meist bleibt es ihnen überlassen, wie sie diese Zwischenziele erreichen wollen.
Wie funktioniert agiles Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement stützt sich auf spezielle Methoden, wie das bereits vorgestellte Scrum oder die aus Japan stammende Methode Kanban. Bei dieser Methode trägst du anfallende Aufgaben auf Kärtchen ein und heftest sie für alle Teammitglieder gut sichtbar in definierten Spalten an einem Board an. Hierzu werden sehr gerne auch digitale Lösungen genutzt. Diese Aufgaben werden dann von deinem Team flexibel und in freier Gestaltung erledigt.
Wann ist agiles Projektmanagement sinnvoll?
Agile Projektmethoden wie Scrum sind sinnvoll, wenn du Projekte zügig erledigen sollst und dich nicht lange mit starren Strukturen aufhalten willst. Mehr über agiles Projektmanagement im Berufsalltag erfährst du im Kurs IHK agiles Projektmanagement. Dort lernst du auch mehr über die Erfolgsfaktoren agiles Projektmanagement und welche agilen Projektmanagement Tools du einsetzen kannst, um Projekte in deinem Betrieb erfolgreich durchzuführen.
Seit wann gibt es agiles Projektmanagement?
Ursprünglich stammt agiles Projektmanagement aus der Softwareentwicklung. Erste Ideen für diese Ansätze im Projektmanagement entstanden vor rund 30 Jahren, als die Softwareentwicklung immer komplexer wurde und man nach Wegen suchte, unerwartete Herausforderungen und geänderte Voraussetzungen bei der Projektdurchführung schnell zu bewältigen. Wie sich seitdem agile Methoden in Unternehmen bewährt haben, zeigt dir ebenfalls der agile Projektmanagement Kurs.
