Effizient, kostengünstig – Die Idealvorstellung betrieblicher Abläufe. Der Schlüssel dazu sind integrierte Managementsysteme, die es Unternehmen erlauben, ihre Prozesse nahtlos zu koordinieren, Ressourcen optimal zu nutzen und gleichzeitig externe und interne Standards zu gewährleisten. Für eine erfolgreiche Systemintegration muss ein integriertes Managementsystem jedoch auf die Bedürfnisse und Strukturen des jeweiligen Unternehmens abgestimmt sein.
Je nach Größe und Struktur ist die Prozessoptimierung durch die Einführung eines integrierten Managementsystems ein komplexes Unterfangen. Wie eine solche Einführung gelingt und was integrierte Managementsysteme einfach erklärt sind, erfährst du hier im Blogbeitrag.
Was ist ein Integriertes Managementsystem (IMS)?
Einfach erklärt ist ein integriertes Management System die Zusammenführung jeglicher einzelner Managementsysteme, die in einem Unternehmen zum Einsatz kommen, in einem einzigen nahtlosen System. Einzelne Managementsysteme sind zum Beispiel Qualitätsmanagementsysteme zur Sicherstellung der betrieblichen Qualitätsziele, Umweltmanagementsysteme zur Minimierung von produktionsbedingten Umweltrisiken oder ein System für das Ressourcenmanagement zur Planung und Steuerung der eigenen Ressourcen.
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Nicht zu verwechseln sind integrierte Managementsysteme mit dem ähnlich klingenden Begriff integrative Managementsysteme. Ein integratives Managementsystem ist kein System wie IMS integrierte Managementsysteme, die mehrere parallel im Unternehmen vorhandene Managementsysteme als ganzheitlicher Ansatz kombinieren, sondern der Versuch, verschiedene Managementdisziplinen und Führungsstile in der Unternehmensleitung zusammenzuführen.
Welche Vorteile bietet ein IMS?
Die Organisationsstrukturen von Unternehmen bestehen in der Regel aus zahlreichen Abteilungen. Ohne ein integriertes Managementsystem droht die Gefahr, dass identische Prozesse parallel in den verschiedenen Abteilungen ablaufen, ohne dass eine interne Kommunikation zwischen diesen Abteilungen stattfindet. Neben unnötigen Redundanzen sind höhere Kosten und ineffektive Prozesse die Folge. Auch könnten Stakeholderanforderungen leiden, wenn sich zu viele redundante Prozesse auf die Qualität von Produkten und Dienstleistungen auswirken.
Vorteile Integriertes Managementsystem: Zur Fehlervermeidung und Effizienzsteigerung nutzen Unternehmen die Möglichkeiten der Prozessharmonisierung in ein integriertes Management. Konkrete Beispiele sind unter anderem die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben durch ein integriertes Berichtswesen oder eine bessere Prozesskontrolle in der Produktion.
Wie wird ein IMS implementiert?
Die Implementierungsphase eines integrierten Managementsystems verläuft in mehreren Schritten. Diese Aufgabe übernehmen die mit der Prozessverantwortlichkeit beauftragten IMS Manager. Mehr dazu findest du auch in unserem Zertifikatslehrgang IMS Manager/-in (IHK).
Zunächst führen die mit der Prozessharmonisierung verantwortlichen IMS Manager eine Bestandsaufnahme aller im Unternehmen eingesetzten Managementsysteme durch. Danach werden Schnittstellen und Gemeinsamkeiten zwischen diesen Managementsystemen gesucht, um feststellen zu können, wo sich die einzelnen Systeme am besten als ganzheitlicher Ansatz zusammenführen lassen.
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Diese Zusammenführung geschieht meist in der sogenannten Harmonized Structure (HS). Die Harmonized Structure ist eine Entwicklung der Internationalen Organisation für Normung (ISO), um einen Rahmen für Managementsysteme zu schaffen. Dadurch sollen unterschiedliche Managementsysteme, die einzelne Zwecke befolgen, wie Strategieentwicklung oder Überprüfung von Verfahrensanweisungen, effizient integriert werden. Die HS bewirkt eine einheitliche Struktur und Terminologie, die die Kompatibilität und Vereinheitlichung verschiedener Managementsysteme erleichtert (Quelle: DIN Media).
Welche ISO-Normen können in ein IMS integriert werden?
In ein integriertes Managementsystem können vor allem ISO-Normen integriert werden, die sich auf Managementsysteme beziehen und ähnliche Normenanforderungen aufweisen. Außerdem sollten die für eine Systemintegration in Betracht kommenden ISO-Normen über eine Struktur verfügen, die weitestgehend der Harmonized Structure der ISO entspricht.
Typische ISO-Normen, die in ein integriertes Managementsystem zusammengeführt werden sind unter anderem die DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement), 14001 (Umweltmanagement) oder 45001 (Arbeitssicherheitsmanagement). Diese Normen sind auch Bestandteil der Lerninhalte in der IMS Manager Weiterbildung.
Wie wird die Nachhaltigkeit in ein IMS integriert?
Aufgrund von veränderten Kundenerwartungen oder neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen wie das Lieferkettengesetz (LkSG) zur Einhaltung von Menschenrechte und Umweltstandards entlang der Wertschöpfungskette ist Nachhaltigkeit inzwischen ein essentieller Bestandteil der Unternehmensstrategie.
Damit Nachhaltigkeitsziele erreicht und rechtliche vorgeschriebene Meldepflichten erfüllt werden, implementieren Unternehmen integrierte Managementsysteme, die eine effiziente Überwachung und Berichterstattung ermöglichen und gleichzeitig Umwelt-, Qualitäts- und Sicherheitsstandards harmonisieren.
Für die Integration von Nachhaltigkeit in ein integriertes Management System bestimmen IMS Manager zunächst die Nachhaltigkeitsziele und identifizieren Prozesse, bei denen Umweltrisiken bestehen. Anschließend entwickeln sie spezifische Leitlinien, die sicherstellen, dass Unternehmen bestehende Umweltanforderungen einhalten.
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Ergänzende Schulungskonzepte informieren die Mitarbeitenden über die Bedeutung dieser Leitlinien und wie sie selbst zur Umsetzung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen im Betrieb beitragen können.
Da Prozesse nicht mehr getrennt voneinander ablaufen und sich nach der Integration im IMS für interne Kontrollsysteme effektiver beobachten und optimieren lassen, können Unternehmen durch eine kontinuierliche Verbesserung (KVP) sicherstellen, dass sie ihre Umweltrisiken minimieren und Nachhaltigkeitsziele langfristig einhalten.
Wie unterscheidet sich ein IMS von einem Einzelmanagementsystem?
Integrierte Managementsysteme unterscheiden sich von einem Einzelmanagementsystem aufgrund ihrer verschiedenen Ziele und Herangehensweise. Ein integriertes Managementsystem dient dem ganzheitlichen Ansatz und der Koordination mehrerer Managementbereiche, während Einzelmanagementsysteme – wie der Name besagt – einen einzelnen bestimmten Zweck wie Qualitätsmanagement, Auditplanung oder Benchmarking verfolgen.
Während Einzelmanagementsysteme sich auf diese Bereiche fokussieren und als interne Kontrollsysteme die Einhaltung von Normen oder gesetzlichen Vorgaben überwachen, zielt ein integriertes Managementsystem darauf ab, diese verschiedenen Bereiche in einem ganzheitlichen Ansatz und kohärenten System zu vereinen. Durch diese Zusammenführung in ein integriertes Management können Unternehmen und Organisationen insgesamt ressourcensparender und effizienter arbeiten, als wenn sie verschiedene Einzelmanagementsysteme nebeneinander nutzen.
